Deberes y responsabilidades
Responsabilidades específicas:
1. Mantener actualizada la base de datos de proveedores (SDB) consolidada de las áreas y oficina País. Esta actualización implica firma de estándares de ética para proveedores e investigación de antecedentes en el sistema CSI Watchdog.
2. Gestionar los procesos de compra y contratación según la Tabla de Autorizaciones, esto implica:
a. Recibir solicitudes de compra (PR) e iniciar procesos de compra según la estructura logística del NRC.
b. Monitorear los procesos de compras y seguimiento de pagos pendientes a los proveedores.
c. Entregar toda la documentación a Finanzas para realizar los pagos.
d. Ejecutar las contrataciones de consultorías externas.
e. Ser el punto focal en los Comités de Compra o Comité de apertura de propuestas.
f. Apoyar el seguimiento de KPI´s (Key Performance Indicators) en los procesos de compra y ser partícipe del proceso de mejora en los tiempos de respuesta.
3. Monitorear la gestión de activos de todas las oficinas del área y del cumplimiento del envío mensual y el respectivo registro en Agresso.
4. Responsable de las Órdenes de Compra para transportes especiales para pasajeros o carga.
5. Actualizar el registro de equipos de telefonía celular, satelital, radios VHF y GPS, verificando periódicamente (trimestralmente como mínimo) el correcto funcionamiento y reporte a la Gerencia de TIC.
6. Apoyar a la Gerencia de Logística y al departamento de ICT en Caracas, en el diseño y/o socialización de SOPs y Manual de Logística (Procedimientos Operativos Estándar), así como también a lo referente a procesos de Compras y Gestión de Activos/inventario.
7. Desplazarse, en desarrollo de sus funciones, a las oficinas que conforman el área con el fin de dar apoyos puntuales en ausencia de los responsables locales de las actividades de logística o en eventos que lo requieran.
8. Proporcionar a los programas información para la presupuestación de proyectos (por ejemplo, los precios de los artículos que se compran de acuerdo a estudios de mercado)
9. Asegurar que todos los procesos de compras siguen las normas del Manual de Logística de NRC y las normas específicas de los donantes, según los umbrales económicos y aprobaciones para la oficina país de Venezuela.
10. Las demás tareas asignadas por el supervisor en el cumplimiento de los objetivos del cargo.
Calificaciones
Competencias profesionales genéricas:
• Graduado universitario en Administración de Empresas, Administración Logística, Negocios Internacionales o similares.
• Deseable fluidez verbal y escrita en el idioma inglés.
Competencias de contexto Habilidades, conocimientos y experiencia específicos:
Experiencia demostrable de/en:
• Mínimo 3 años de experiencia comprobada en una responsabilidad similar.
• Redacción de informes.
• Conocimientos en gestión de abastecimientos – cadenas de suministro, gestión de transporte de mercaderías a nivel nacional e internacional, gestión de bodegas y almacenes.
• Dominio en el manejo de herramientas ofimáticas relevantes para la gestión de la función.
• Se valora positivamente experiencia previa en temas relacionados con logística en agencias del sistema de Naciones Unidas, movimiento de la Cruz Roja u otras organizaciones humanitarias internacionales o nacionales.
• Disponibilidad para viajar a los estados donde NRC tiene presencia y pernoctar en terreno.
Cualidades personales
• Manejar entornos inseguros.
• Planear y lograr resultados.
• Comunicar con impacto y respeto.
• Manejar cambios.
• Trabajar con los demás.
• Analizar.
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